Cómo entrenar a tu Word.

La idea de esta entrada proviene, su vez, de la idea de un hilo reuniendo todos los trucos que conozco de Word, y que pueden acercarte un poco más a la categoría de Maestro PokéWord (a mi madre le pareció graciosa la referencia).

Antes que nada, deciros que yo estoy usando el Word de 2013, pero no creo que cambien demasiadas cosas y todo lo que aquí salga debería funcionar también en el de 2016. Todos los comandos funcionan, hasta donde yo sé, sólo con Windows. Mac es un universo desconocido para mí.

Para empezar, si eres estudiante y tienes correo corporativo, es muy posible que tengas todas las herramientas de Office disponibles de forma gratuita. Sólo tendrías que ir a su web, meter tu correo corporativo en el formulario y rezar porque tu centro esté registrado. Una vez lo tengas, ya no es necesario que sigas usando los programas con ese mismo correo (yo llevo 4 años usándolo con mi hotmail personal y no me ha dado ningún problema).

Mis mejores amigas: Autocorrección y Autorrecuperación.

Bueno, al lío: te presento a mi mejor amiga, Autocorrección. Posiblemente la herramienta más útil de cualquier procesador de texto, te cambia las palabras según las vas escribiendo Para abrirla: Alt+A Alt+O R (o te desplazas hacia abajo dos veces) Alt+O e introduces el texto que quieres modificar.

Puedes intentar modificar el texto desde cero o, si lo prefieres, seleccionar una palabra para que, cuando la escribas, se sustituya por otra. 

No es necesario que quieras modificar una palabra que está mal escrita (por ejemplo, "timepo" a "tiempo"), sino que puedes, perfectamente, hacer que cuando tú escribas algo, Autocorrección termine la frase por ti (por ejemplo, yo tengo configurado el Word para que, cuando escriba "la admin", él lo convierta en "la Administración".

Una vez tengas las dos casillas rellenas con lo que quieres modificar y su modificación, le das a Enter dos veces, y luego, para salir y seguir escribiendo, Tab y enter otra vez. Parece una movida tanto tecleo, pero cuando te acostumbras lo haces en un segundo, y te ahorras muchísimo tiempo después. 

O sea, el proceso sería tal que así:

1. Alt+A

2. Alt+O.

3.  (o R)

4. Alt+O

5. Escribes lo que quieras.

6. Enter+Enter

7. Tab+Enter.

Mi segunda mejor amiga: Autorrecuperación. Está en la pestaña de Guardar en el menú de Opciones de Word (para acceder, ya sabes, Alt+A, Alt+O, y le das a G). La configuración por defecto de autorrecuperación es guardar una copia cada 10 minutos. Te recomiendo que lo cambies a un intervalo más bajo, por si las moscas. Por ejemplo, yo lo tengo configurado para que cada 3 minutos se cree un archivo de autoguardado, y la batería de mi portátil no ha notado la diferencia.

Los comandos más sencillos.

Los comandos más simples, y que probablemente ya conozcas:

Tu ride or die: Ctrl+G=sirve para guardar el documento.

Ctrl+N= negrita. 

Ctrl+K=cursiva 

Ctrl+S=subrayado 

Ctrl+J=texto justificado

Ctrl+H=texto con más sangría (el párrafo se aleja más del margen izquierdo).
Ctrl+Q=texto alineado hacia la izquierda. 

Ctrl+D=texto alineado hacia la derecha. 

Ctrl+T=texto centrado

Para cambiar el tamaño de la fuente: Ctrl+>=para aumentarlo 

Ctrl+<= para disminuirlo 

Y para cambiar el tipo de fuente: Ctrl+Mayúsculas+F

Ctrl+Alt+O=para añadir rápidamente notas al pie de página. Una vez las tengas terminadas y quieras volver al final del texto principal, dale a Ctrl+Fin del teclado. El comando de Ctrl+Fin es el MÁS IMPORTANTE que he descubierto desde que utilizo Word, especialmente por todas las correcciones que tengo que ir haciendo sobre la marcha en clase. Antes perdía muchísimo tiempo situando el cursor otra vez al final del texto, pero ahora con esas dos teclas estoy salvadísima.

Si lo que quieres es volver al inicio del documento, puedes con Ctrl+Inicio.
Para ir saltando de palabra en palabra, simplemente mantén presionado Ctrl mientras te desplazas a izquierda o derecha con las flechas del teclado (no sé si tienen nombre científico, perdóname Mark Zuckerberg). Si quieres ir saltando de párrafo en párrafo, mantén presionado Ctrl mientras usas las teclas de arriba o abajo.

Aquí donde lo veis, Control es un partidazo. Es que lo hace todo, el jodío. Si fuera un hombre, me casaba con él. Si lo que necesitas es abrir un documento rápidamente, puedes con Ctrl+U. Te saldrá un documento en blanco en el que podrás ir escribiendo sin tener que mover el cursor ni seleccionar nada más.

No sé cómo he podido tardar tanto en ponerlo, pero bueno... uno de tus ride or die va a ser Ctrl+G. Estará ahí cuando le necesites.

Un consejo: ¿recuerdas lo que hicimos con lo de Autorrecuperación? Cada vez que se empieza a crear un archivo de autorrecuperación, la herramienta de revisión de ortografía y gramática deja de funcionar. O sea, puedes escribir, por ejemplo, timepo, y el Word no te lo señalará hasta que no se termine de guardar el archivo de recuperación. Pero, si cuando se está creando el archivo de recuperación, le das aguardar, el proceso de la recuperación se interrumpe (porque básicamente Ctrl+G es el rey, y la autorrecuperación, un señor feudal). Cuando se termine de guardar el archivo, la herramienta de revisión vuelve a funcionar.

¿Lo mejor de todo? Que el hecho de que estés guardando un archivo no afecta a la herramienta de Autocorrección. Es la reina, la legítima soberana, nadie pasa por encima de ella. Algo así como con Isabel de Inglaterra, vaya. Y después de esta clase magistral de historia, seguimos con más trucos.

Ctrl+B= para realizar una búsqueda en tu documento.

Ctrl+L=para reemplazar palabras en tu documento. Se te abrirá entonces el menú de Reemplazar.

Aquí ya vas jugando con cada opción que tengas. Personalmente te recomiendo que actives la opción de "solo palabras completas", que no es la primera vez que cambio estado por Estado y termino imprimiendo apuntes con cosas como prEstado, y que, en "opciones de búsqueda", le des a buscar en "todo".

Por si vas a escribir muchas veces una palabra que Word no reconoce, o escribes una historia con personajes que no se llaman Manolo o sucedáneos: la primera vez que escribas el nombre de un personaje (p.e: Scott) y Word te lo marque como una falta de ortografía, pon el cursor en la palabra y activa el menú desplegable (clic derecho del ratón, o una tecla que te viene en el teclado) y, cuando te salga, presiona A. ¡Ya está añadida la palabra a tu diccionario! Con un poco de suerte, incluso de la ponga con mayúsculas de forma automática. Y si no, pues ya sabes: alt+a, alt+o, , alt+o, y configuras para que "scott" se convierta en "Scott".

Otra herramienta muy útil si escribes una historia y no quieres estar repitiendo siempre la misma palabra (anda que no la habré usado yo veces, ni nada...): sinónimos. Simplemente colocas el cursor en la palabra, activas el menú desplegable, y le das a o. Entonces, te saldrá una lista con los sinónimos de la palabra que has seleccionado. Por ejemplo:

¿Lo mejor de sinónimos? Si la palabra venía en el diccionario predeterminado de Word (es decir, no la añadiste tú manualmente), tendrá sinónimos sí o sí. Y no necesitarás conexión a internet para que te los muestre.

Revisión y marcadores.

Si necesitas añadir un comentario a una palabra, puedes hacerlo activando el menú desplegable y presionando V. Te saldrá una pequeña pestaña con tu comentario, que puedes ocultar en Revisión>mostrar comentarios.

Si estás corrigiendo un documento pero no te da tiempo a terminarlo, puedes crear un marcador. Están en el menú de Insertar. Para ello, simplemente selecciona las palabras donde quieres poner tu marcador, pincha en Insertar, busca la banderita de marcador y ponle un nombre.

La putada de los marcadores es que no puedes usar números en ellos; tienen que ser, por fuerza, letras o palabras, pero no pueden ser números.

Copiar y pegar.

Los controles de copiar y pegar son muy fáciles, seguro que ya los conoces: seleccionas el texto que quieres copiar.

Ctrl+C= lo copias.

Ctrl+V= lo pegas en el Word. 

Word, puedes elegir que se mantenga el formato (es decir, que se copie el texto tal cual lo encontraste, con el mismo tipo de fuente, tamaño, espaciado, negrita y cursiva), combinar el formato (mantener la cursiva y la negrita, pero que el espaciado y la fuente sean las que estabas usando en el párrafo al que añades lo que copiaste), o mantener sólo texto (en el que sólo te copia el texto). Hay unas opciones con las que puedes jugar en el menú de Opciones de Word, en la pestaña de Avanzadas.

Diseño de la página.

Ahora, unos cuantos trucos de estilo y montaje, por si quieres maquetar un libro (sí, se puede con Word, doy fe) o, como CIERTA REINA DE LOS VAGOS (aka yo), tienes que hacer un trabajo con unas determinadas normas de estilo y contenido. 

En la pestaña Insertar, tienes las opciones de añadir el número de página a tu documento según lo vayas escribiendo (hazlo, créeme, no quieres tener que ponerlas tú a mano después).

Además, también puedes añadir un encabezado y pie de página al documento.

Una vez que actives el encabezado, te saldrá una pestaña nueva de Diseño de encabezado en la que tienes varias opciones: entre ellas, establecer que el encabezado para las páginas impares y pares no sea el mismo. Esto está genial especialmente si quieres maquetar un libro o trabajo y quieres poner en un lado, tu nombre, y en otro, el título.

También en Insertar, a la izquierda del todo, tienes la posibilidad de añadir una portada a tu trabajo. Y, si necesitas un índice para tu trabajo, lo tienes en Referencias. Es la Tabla de Contenido, y se relaciona con algo que te voy a explicar ahora, mi parte favorita de Word: los estilos.

Estilos.

Seguramente ya los conozcas, especialmente si estás familiarizado con Word, pero por si acaso, te refresco la memoria: los estilos son los diferentes tipos de texto con los que puedes escribir en Word, y va desde normal, sin espaciado, a los títulos, pasando por cita, énfasis...

Cada estilo tiene una determinada configuración para el texto en el que se escribe en él, y no todos cumplen la misma función. De los estilos, los más importantes son los estilos de Título, y son los que aparecerán en el índice (la tabla de contenidos) que hagas más adelante.

Lo mejor de los estilos de título es que tienes varios niveles, y esos niveles se verán reflejados en diferentes apartados dentro del índice que se hace automáticamente cuando activas la opción de tabla de contenidos. Esto me va a salvar la vida cuando tenga que hacer el tfg.

Pero que los estilos de título sean los más importantes y versátiles no significa que aquí se acaben todas las opciones: puedes modificar tus estilos, crearlos propios, enlazar unos con otros... y todo eso eligiendo si quieres que las modificaciones sean sólo en el documento en que estás haciéndolas, o si prefieres que las modificaciones aparezcan en todos los documentos que crees a partir de ahora.

Mi consejo más importante es que te tomes tu tiempo para crear o modificar tus propios estilos. Te ahorras mucho, muchísimo tiempo con algo que no te va a llevar más de 1 minuto. Con los estilos, ya no tienes necesidad de ir cambiando el tipo de letra, tamaño y demás cada vez que quieras poner un título. Simplemente cambias el estilo de "normal" (o "sin espaciado", como yo lo tengo siempre) y Word lo hará automáticamente. Por ejemplo:

Si quieres modificar un estilo que ya existe, simplemente abre el menú de estilos (1), pon el cursor encima del estilo que quieres modificar, y dale clic derecho, a modificar. Te saldrá un menú (2) en el que puedes hacer todos los cambios que quieras, y abajo, tienes la opción de elegir que estos cambios se mantengan en todos los documentos que crees, o que sólo se conserven en este documento, y los demás tengan la configuración predeterminada. 

También es interesante que, cuando abras un documento nuevo y vayas a usar mucho un estilo (yo uso muchísimo uno creado por mí llamado Notas, es el de la frase en rosa y blanco de la primera foto), le des clic con el botón derecho del ratón y pinches en "añadir a la galería de estilos". Entonces, el estilo te aparecerá también ahí.

Como el menú de modificar estilos es un poco complicado, lo que suelo hacer es poner el texto como quiero tenerlo en "sin espaciado", y luego, en el menú de estilos, le doy a "nuevo estilo". Entonces, se crea automáticamente el estilo con la configuración del texto que le he puesto, y lo único que tengo que hacer es elegir si quiero que aparezca en nuevos documentos y qué nombre le pongo.

Lo mejor es que un día cojas el word y curiosees por tu cuenta para ver qué opciones tienes, qué puedes modificar y qué no... la verdad es que esta movida de los estilos la encuentro súper útil, me ha facilitado la vida un montón, e incluso la introduje en mi historia porque te da mucho juego, especialmente la posibilidad que te dan de elegir qué estilo quieres que siga a otro, lo que te permite enlazar un par como si estuvieras reproduciendo una conversación por mensajes (algo como esto), sin tener que ir cambiando la alineación del texto, el color...

Y, en fin, que soy muy fan del word de 2013 porque eso de que te dejen elegir qué dibujitos quieres en la ventana, y de qué color, así como que puedas poner una foto en tu cuenta y verla mientras escribes, me tiene enamoraíca Es cierto que en cuanto a lo de autocorrección es bastante latoso, porque antes aparecía en el menú desplegable y ahora tienes que ir a buscarlo, pero por lo demás, yo estoy muy contenta con este programa. La verdad que el conseguirlo gratis por el correo de la universidad ha sido un regalo divino, realmente te facilita muchísimo trabajar con el ordenador, y es un programa súper completo.

Autorrecuperación y cambios en el formato.

Volvemos con mi queridísima amiga, Autorrecuperación. Cuando hablé de ella me centré sobre todo en cómo podía corregir errores ortográficos o erratas por ir escribiendo rápido, y creo que también os mencioné que podía usarse para ahorrarte tiempo a la hora de escribir (por ejemplo, yo la tengo configurada para que cuando yo escriba "la admin", ella directamente cambie a "la Administración").

Pero no dije nada de que con Autocorrección puedes cambiar el formato en el que vas escribiendo algo; me explico.

El 99% en que abras el menú de Autocorrección, te saldrá esta pestaña. Fíjate en lo que pone encima de las casillas donde vas a meter la palabra que quieres reemplazar por la que quieres que aparezca. 

Está en gris, y no puedes seleccionarlo.

Esto ocurre porque el 99% vas a abrir Autocorrección sin haber seleccionado nada o, si lo abres, habrás seleccionado una palabra que no tenga un formato especial: o sea, la palabra

-no va a estar en negrita 

-no va a estar en cursiva 

-no va a estar subrayada

Sin embargo, que esto esté en gris el 99% del tiempo no significa que no puedas activarlo en algún momento. Y, de hecho, yo tardé 4 años en darme cuenta de que existía esta opción.

En Autocorrección, también puedes hacer que una palabra que tú escribes normal (sin activar ninguno de los comandos de negrita, cursiva, subrayado), aparezca con ese estilo. Para hacerlo, primero tienes que escribir la palabra tal cual quieres que aparezca corregida.

Yo voy a usar el nombre de una mascota de la historia que estoy escribiendo, pero una amiga mía la está usando para un latinajo que tiene que poner en su tfg (shout out a Miri por preguntarme por esto y hacer que descubriera este truquito).

Vale, pues una vez tienes la palabra tal cual quieres que se modifique, la seleccionas y abres el menú de autocorrección (ya sabes, alt+a, alt+o, , alt+o) y verás que te aparece lo de la segunda foto:

¿Notas eso? 

La pestaña de "Con" YA NO ESTÁ EN GRIS. Así que simplemente pinchas en "texto con formato", y la casilla de "reemplazar con" va a crecer y te va a mostrar el texto tal cual lo tienes escrito en tu documento.

Ahora, le pones la palabra que quieres que te sustituya y le das a aceptar, ¡y ya lo tienes!

Un truquito que te recomiendo que utilices es que pongas un . o una , al final de la palabra (o palabras) que quieres sustituir en su formato, porque así, es más fácil dejar de seleccionar ahí.
Si no usas el punto, es muy posible que termines seleccionando sin querer más allá de la palabra y termines configurando el Word para que te haga un salto de línea cada vez que utilices la palabra en cuestión (y ya verás tú qué puta gracia te va a hacer tener que ir borrando saltos de línea si vas a usar mucho esa palabra).

Otra cosa que es interesante que modifiques en el menú de Autocorrección es la pestaña de Excepciones. No sé quién tuvo la genialísima idea de poner por defecto marcadas estas casillas, pero espero que no le dieran ningún ascenso ese año porque tela, eh, tela.

El caso es que si, por ejemplo, empiezas a escribir una frase y, por lo que sea, la borras hasta el punto de la anterior, pero empiezas la nueva con exactamente la misma palabra, al Word le va a entrar la perreta y va a decidir que nunca, jamás, te va a volver a poner esa palabra en mayúsculas cuando sea la primera de una oración.

Y todo porque vas a tener activada la casilla de "agregar palabras automáticamente a esta lista".

Simplemente desactivándola Word se volverá razonable y se dará cuenta de que, oye, a veces cambiar de opinión y volver a empezar tampoco está tan mal. Lo mismo ocurre con la pestaña de "mayúsculas iniciales" y "otras correcciones".

Ten MUCHO cuidado con Otras correcciones, porque si Autocorrección es la reina, Otras correcciones es la diosa, y anula lo que hayas hecho con Autocorrección.

Por ejemplo, yo la configuré para que "trufas" se convierta en "Trufas". Si, por lo que sea, en algún momento quiero escribir "trufas" de forma normal, y le doy a "detener corrección automática" para que me deje ponerla en minúscula y sin cursiva, la palabra va a ir corriendo a esa lista negra de Otras correcciones y ya no volverá a "Trufas" hasta que yo no vuelva a meterlo todo en Autocorrección.

Volviendo al truco que te puede ser útil de los puntos y las comas: cuando seleccionas una palabra para que meterla en Autocorrección y le das simplemente dos clics con el ratón, vas a seleccionar la palabra y el espacio hasta la siguiente.

Pero, si la palabra va seguida de un signo de puntuación, y le das dos clics sobre ella, sólo seleccionarás la palabra y no la palabra y el signo. Esto es importante porque, si vas metiendo palabras en Autocorrección según vas escribiendo, te interesa seleccionar sólo la palabra para que, cuando pongas la nueva por la que la quieres modificar, no se coma el espacio en blanco con la siguiente palabra y tengas que meterlo tú.

Puedes seleccionar la palabra arrastrando el cursor sobre ella hasta tenerla al completo para que no te pase esto, pero con las que tienen un signo de puntuación a continuación, no te va a hacer falta.

De todas formas, si no tienes paciencia para ir seleccionando letra por letra hasta tener la palabra solamente, tampoco pasa nada, porque Autocorrección no te va a guardar la palabra y el espacio. O sea, si escribes "cuanod nos veamos", y das doble clic sobre "cuanod" para que se te corrija a "cuando", al darle a aceptar en Autocorrección la frase te quedará "cuandonos veamos", pero cuando te vuelva a corregir el siguiente "cuanod" ya no se va a comer el espacio tras la palabra. A mí me pone negra que se coma el espacio al final, pero eso ya es cuestión de cada uno, y si a ti no te importa, lo cierto es que te ahorras bastante tiempo.

Pronto añadiré información sobre los documentos que cierras sin guardar; de momento, ¡hasta aquí por hoy!