lunes, 7 de mayo de 2018

Cómo entrenar a tu Word 2.



               En la primera entrada que hice recopilando trucos del Word (a la que puedes acceder haciendo clic aquí), así como en el hilo del que surgió la entrada, hice referencia a una herramienta que hoy vamos a recuperar: Autorrecuperación.

Acceso a documentos no guardados.

               A la hora de utilizar Autorrecuperación y que ésta te sea útil, el 95% del tiempo Word te dará la opción a utilizarla sin que tú se lo pidas. Normalmente, Autorrecuperación sirve para acceder a documentos que estabas escribiendo y de los que ya tenías guardada una copia “completa” anterior, pero en la que no están todos los cambios en el documento desde que diste por última vez a Guardar y Word se cerró inesperadamente, bien porque el ordenador se te apagara, bien porque dejara de funcionar.
               Cuando esto sucede, la solución es bien sencilla: vuelves a abrir el documento, y el propio programa te informa de que tienes versiones posteriores del archivo que no han sido guardadas correctamente, en la parte izquierda de la pestaña en la que escribas. Te dará a elegir entre el último documento guardado (que no tiene todos los cambios) o el documento recuperado: o sea, la versión de Autorrecuperación. Aquí, la cosa no tiene mucho misterio: simplemente pinchas en la versión que te aparezca como la recuperada, y, una vez te la abra la guardas como si fuera el documento normal.
               Sin embargo, ésta no es el único uso útil de Autorrecuperación. También puedes acceder a documentos que hayas creado (ya sabes, ctrl+u) y que cerraste sin guardar por un millón de cosas diferentes. Siempre que cierras un documento en Word sin guardar ninguna copia, el propio programa te mostrará una pestaña recordándote que no has guardado el documento y preguntando si de verdad quieres hacerlo:

               En la mayoría de ocasiones en que cerramos el documento sin hacer ninguna copia en el ordenador, no necesitaremos volver a él y no nos importa que desaparezca.

               Pero, ¿qué pasa cuando no hicimos la copia y sí queremos volver a ese documento?
               No pasa nada: el propio Word nos da la solución. En la misma pestaña te advierte de que va a guardar una copia del archivo, a la que podrás acceder por un período de tiempo (que, la verdad, no sé cuál es).
               Cuando no guardas el archivo es cuando entra en escena Autorrecuperación. Hace, efectivamente, una copia de ese archivo en la carpeta donde tienes instalado Word y éste tiene toda su información, y lo almacena ahí. El problema es acceder a esa carpeta: muchas veces está escondida entre las diferentes subcarpetas del propio programa, y si llegar hasta la carpeta del Word es difícil si tienes muchos programas instalados, encontrar el archivo es casi imposible…
               … si buscas en el explorador de archivos.
               Pero, por suerte, Word está pensado para facilitarte el trabajo también en esto.
               En el menú de Archivo (alt+a), vamos a “Información”.
               Allí, pinchamos en “Versiones”, y nos saldrá una pequeña pestaña.


               Entonces, pinchamos en “Recupera documentos sin guardar” y….
¡Ahí están! Como podrás ver, los archivos no están guardados en un formato de Word normal, sino que son archivos ASD. Ése es el nombre de archivo para los documentos que no han sido guardados.

               Simplemente, pinchas en el que necesitas y se te abrirá en una nueva ventana de Word. Ahí, te ofrece la opción a guardar el documento; pinchas de nuevo y lo guardas en la carpeta que desees, teniéndolo disponible ya para siempre.

Organizar tablas.


               Cuando fui a la charla para que me explicaran cómo hacer el TFG, me dijeron que lo mejor para tener la información ordenada y poder hacerlo más rápido era abrir un archivo de Excel e ir poniendo en las diferentes casillas la información que quisiera, la fuente, si era una cita o no, y, sobre todo, en qué apartado del trabajo quería meterlo.
               La única razón que nos dieron para usar un Excel y no un Word era que en Excel, puedes establecer que se ponga un nuevo orden a las casillas de forma automática.
               Sin embargo, esto también puedes hacerlo en Word.
               En este caso, necesitarás crear una tabla con, al menos, dos columnas.
               Una vez la tengas creada, puedes ir metiendo la información en una columna y el apartado de tu trabajo en el que quieres introducirla en otra. Es muy importante que la columna en la que tienes los apartados no tenga nada más que números.
¡IMPORTANTE! Si en tu trabajo hay puntos con subapartados, no pongas puntos. Pon comas. De lo contrario, la tabla no estará bien ordenada.

               Una vez tengas la tabla preparada, o si quieres ir haciendo ya un poco de tu trabajo, y con el cursor aún dentro de la tabla para que te aparezca el menú de herramientas de tabla, vas a la pestaña de Presentación.
               Entonces, pinchas en Ordenar.

                Te saldrá entonces una ventanita como ésta: ahí, estableces por qué columna quieres que se ordene tu tabla.

               Como yo he puesto los números de los apartados en la segunda columna, le doy a columna 2.
               Pinchamos en aceptar, y:

               La tabla se ordena de acuerdo con nuestras preferencias.

Estilos y Blogger.

En la anterior entrada ya hice referencia a lo importante que es tener los estilos configurados y lo útiles que pueden llegar a ser a la hora de configurar un documento. De lo que no hablé es de cómo los estilos son compatibles, o no, con Blogger.
               Esto lo descubrí hace una semana: cuando tienes un documento con varios estilos, y copias tal cual lo que tienes escrito y lo pegas en Blogger directamente, Blogger no reconoce el estilo y tratará a todo como un estilo sin formato.
               O sea, si tienes algo así:
               En Blogger aparecerá así:
               Seguramente piensas que esto no se puede remediar, que al haber utilizado fuentes que no vienen instaladas en el ordenador, es imposible que aparezcan por arte de magia en la pestaña de redacción.
               Pues no, porque cuando yo copio un texto con un formato diferente, pero que viene de un estilo que Blogger más o menos soporta (por ejemplo, sin espaciado), y al que simplemente le apliqué algunos cambios…
               Por ejemplo, si le cambio la letra a Pacífico a una frase que está en Sin Espaciado, y la copio y pego tal cual a la pestaña de Blogger, el resultado sería éste.


Esto nos demuestra que Blogger no sólo soporta los cambios simples en el formato (ya sabes, negrita, cursiva, subrayado), sino que puedes modificar muchas más cosas y que él las muestre a pesar de que no te da la opción a introducir esos cambios si escribes directamente en el propio redactor.
               Luego el problema viene, precisamente, por haber utilizado estilos diferentes a los de texto más simples (normal y sin espaciado).
               Pero, ¡no temas! No tienes que ir modificando las cosas una por una, como cierta lerda hizo en ciertos capítulos antes de darse cuenta de que podía haber una solución más fácil y rápida.
               Es tan sencillo como ir al documento en el que tienes los diferentes tipos de estilos combinados en el mismo texto, seleccionarlo todo, abrir otro documento y tener cuidado con el siguiente paso.
Una vez copias el texto, lo primero que debes hacer es pinchar en “Opciones de pegado”. Ten mucho cuidado de no hacer otra cosa antes de pinchar en Opciones de pegado, pues de lo contrario la pestaña desaparecerá y no podrás acceder a ella.
               En opciones de pegado, le das a “mantener formato de origen”.
De momento, parece que no ha pasado nada y que todo está en orden, ¿verdad?
               Bueno, más o menos. Todo sí está en orden, pero ni de coña no ha pasado nada.
               Seleccionamos entonces, dentro del documento nuevo, en el que hemos pegado el texto, todo el texto, y lo pasamos a Blogger.
               Y, entonces:
             
¡Tenemos todo exactamente como queríamos!

               Si te come la curiosidad por saber por qué ocurre esto, es bastante sencillo: parece ser que cada estilo es una especie de código que usa Word para saber cómo quieres que esté configurado el texto, de forma que, cada vez que uso, por ejemplo, el estilo “Temas” (el de el Hola de la primera palabra), Word no lo codifica como “Sin Espaciado, Letra Pacifico, 16 puntos”, sino que, simplemente, Word lo codifica como “Temas”.
               El problema viene cuando lo pasas a Blogger. Al copiarlo y pegarlo todo, si te metes en la pestaña de HTML, verás que aparece el código de “Temas”… pero Blogger no sabe lo que significa “Temas” ni qué configuración debe darle; por eso, aparece el texto plano.
               Peeeero, cuando metes el texto original en un nuevo documento y le das a “Mantener formato de origen”, Word que interpreta que Hola es “Sin espaciado, Letra Pacífico, 16 puntos”, y no “Temas”. Y por eso, cuando copias y lo pasas a Blogger, te aparece bien: porque Word le está diciendo a Blogger qué configuración quieres tú que tenga tu texto. Es, básicamente, como si pasaran a hablar el mismo idioma. O como si Blogger fuera imbécil y Word decidiera tratar de explicárselo despacio.
               Y, después de esta clase magistral de ingeniería informática, de la que no tengo ni puñetera idea pero que he ido deduciendo según iba probando cosas hace una semana (créeme, si vieras la chapuza que hice en mis anteriores capítulos, entenderías que me pusiera a probar y a investigar a la desesperada), me despido hasta la siguiente entrada.
               Si tienes alguna duda con respecto a lo que acabo de explicar, o quieres saber si algo en concreto puede hacerse, ¡no dudes en preguntarme! Espero que te haya sido de utilidad.  





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